Lettre d'information N°04 - Numéro spécial COVID Juillet 2020

Le 17 mars dernier, répondant au besoin de confinement pour faciliter la réponse à cette crise épidémique, l'ensemble de nos locaux, comme ceux de l’université, a fermé. Les équipes ont alors majoritairement travaillé à distance pour assurer une continuité pédagogique adaptée pour nos étudiants et remplir les fonctions administratives essentielles.

Pour entrer dans la phase de déconfinement, suite aux déclarations du Premier ministre, le ministère de l’enseignement supérieur (MESRI), et donc notre université, ont engagé une reprise progressive de l’activité sur les sites à partir du 11 mai. La première phase a vu le retour des personnels techniques et d'entretien pour permettre une réouverture des bâtiments à Strasbourg, Colmar et Sélestat. Une remise en route des principales installations ainsi que le nettoyage d'une partie des locaux ont été nécessaires pour préparer le retour de certains de nos collègues. Les équipements de protection ont pu être également collectés pour répondre aux consignes sanitaires à respecter. Un affichage spécifique a pu faciliter la compréhension des mesures prises.

Des procédures particulières ont été mises en place pour accueillir nos collègues. Progressivement, faisant suite aux retour des personnels techniques et logistiques, des personnels administratifs et enseignants ont pu revenir ponctuellement ou pour des périodes plus conséquentes, de semaine en semaine, pour des réunions ou commissions et pour la reprise des activités nécessitant une présence. Même si le travail à distance est resté de mise dans bien des situations, nous avons souhaité avec Philippe Clermont un retour sur les sites plus marqué devant également servir à préparer la rentrée universitaire à venir.

Vie institutionnelle
La communication par courrier électronique à destination des personnels et des étudiants a permis de faire des points d'étape réguliers et d'informer l'ensemble de la communauté INSPÉ tout au long de cette période difficile.
Un circuit de signatures dématérialisées a été rapidement mis en place.
Pour la première fois, le Conseil d'institut s'est tenu en visioconférence en avril dernier. Le suivant s'est déroulé en juin sous une forme hybride (pour partie en présentiel, pour partie à distance) en présence de la nouvelle rectrice, Madame Élisabeth Laporte.
Le contrat d'objectifs et de moyens a été actualisé également à distance.

Ressources humaines
L'activité RH a elle aussi été assurée à distance et les dossiers ont été traités au même titre que les années précédentes, en s'adaptant aux contraintes. Ainsi, des recrutements d'enseignants et de personnels BIATSS se sont fait à distance, tout comme les entretiens professionnels achevés tout récemment.

Ce service d'appui à la stratégie de l'INSPÉ a pu assurer un suivi des activités récurrentes (statistiques des préinscriptions, suivis des états de services des enseignants, budget de projet en lien avec les services rectoraux), mais aussi la gestion de dossiers spécifiques (réponses à la cour des comptes, enquête sur les ressources humaines, études pour la constitution du dossier d'accréditation pour l'offre de formation, préparation des documents constitutifs du projet stratégique pour le dialogue de gestion à organiser avec l'université) .

Le projet de labellisation Marianne porté par la responsable du pôle, en lien avec tous les acteurs participants à l'accueil des étudiants a pu, malgré la fermeture des locaux, continuer à évoluer et s'adapter à cette situation inédite. Le travail effectué a assurément permis de reporter très rapidement toutes les procédures permettant une réponse adaptée aux questionnements administratifs de nos étudiants.

Les collègues du service ont pu être équipées progressivement. Une fois les procédure sécurisées à distance, l'équipe a pu assurer ces deux missions essentielles :

• assurer un suivi budgétaire pointu, proposer un budget rectificatif pour ajuster les éléments votés initialement, s'assurer notamment du suivi de certaines rémunérations (personnels contractuels, vacations, administratifs et d’enseignement)
• permettre la continuité des opérations comptables et notamment que nos fournisseurs puissent être payés pour toutes les livraisons et prestations déjà effectuées. Le contact permanent maintenu avec l'agence comptable de l'université a facilité la dématérialisation des procédures. Pour la reprise, l'équipe étaient opérationnelle pour assurer les nouvelles commandes, reprendre le remboursement des frais de mission et continuer la collecte des recettes. Certaines actions ayant de fait été annulées, des négociations ont été menées pour  conserver de bonnes relations avec nos partenaires.
• en lien avec les différents sites et la direction du patrimoine, pendant le confinement, il a été nécessaire de s'assurer que les actions vitales de maintenance des bâtiments puissent être assurées et les fournisseurs payés.

Traitement des candidatures (et préparation QCM), suivi pédagogique des étudiants, préparations des jurys, suivi des services d’enseignement, préparation de la rentrée

Comme l’ensemble de la communauté éducative, le pôle pédagogique a basculé dans le travail à distance depuis la mi-mars.
Tout s’est mis en place en quelques heures, et dès le 17 mars, la quasi-totalité des collègues exerçait en télétravail. Il a fallu trouver ses repères rapidement dans un environnement qui par défaut, n’est pas dédié au travail, organiser les différents temps de la journée tout en étant attentif à l’évolution de la situation sanitaire.

Le défi à relever fut double et de manière simultanée : il nous a fallu accompagner, sur un plan administratif, les évolutions pédagogiques induites par la situation de confinement (validation par les instances des ajustements des MECC pour l’ensemble des formations, adaptation des calendriers et des procédures, etc …) –alors même que ces travaux étaient également en cours en vue de la prochaine année universitaire-, tout en nous réorganisant à l’interne du service du fait du travail à distance qui a impacté le fonctionnement. Les consignes évolutives et l’incertitude liée à l’évolution de la situation sanitaire ont nécessité une réévaluation régulière des décisions et des procédures, dans un calendrier dont les principales échéances ont pourtant été maintenues (en matière d’admission notamment).

Grâce à la mobilisation de toute l’équipe, l’ensemble des missions a été assurée, dans les plannings prévus, notamment : les candidatures ont été traitées et les commissions ont pu les examiner dans les délais annoncés ; les avis du directeur pour les fonctionnaires stagiaires ont été adressés à l’employeur afin que celui-ci dispose de l’ensemble des éléments en vue du processus de titularisation, retardé quant à lui ; le suivi des services s’est poursuivi afin de pouvoir les valider avant les congés d’été ; même l’épreuve d’admission en 1ère année de master MEEF 1^er degré a pu se dérouler, moyennant une forte mobilisation au-delà du Pôle Pédagogique pour adapter la modalité de passation de l’épreuve dans des délais records. A présent, nous abordons la préparation de la rentrée, particulièrement délicate également dans le fonctionnement actuel.

Les bureaux de scolarité et les collègues des missions transversales sont restées joignables par mail durant toute la période de confinement pour apporter les réponses à nos usagers dans les meilleurs délais, ce qui nous a également permis de satisfaire à nos engagements en vue de la labellisation Marianne.

Les personnels ont fait preuve d’implication sans faille et tous avaient à cœur de réussir cette période de continuité de l’activité administrative.

Cette nouvelle organisation du travail a nécessité une grande disponibilité, de la réactivité et beaucoup d’énergie en termes de circulation d’informations, ce qui s’est traduit par de nombreux échanges mails, d’entretiens téléphoniques, de visioconférences, mais elle a également permis de développer de nouvelles compétences et un autre sens du travail d’équipe où l’attention à l’autre est davantage prise en compte et intégrée dans le fonctionnement de l’unité de travail.

Cette situation exceptionnelle nous donne à réfléchir et à reconsidérer nos modes d’organisation à l’aulne de cette expérience collective que nous venons vivre. Nul doute que nous saurons en retirer les aspects les plus positifs pour proposer un fonctionnement adapté aux nouvelles contraintes.

Accompagnement pour assurer la continuité pédagogique (aussi bien technique que pour la production et la mise en ligne de contenu, en lien avec Michèle Archambault pour une aide à la conception des enseignements).             

La Fabrique a assuré un accompagnement à distance à la continuité pédagogique pour l'INSPÉ. Un cours Moodle destiné à l’ensemble des enseignants et enseignants-chercheurs de l’INSPÉ a été ouvert le 17 mars. Il est composé de 10 rubriques régulièrement mises à jour. Pendant cette période, 25 demandes d’accompagnement ont été enregistrées et traitées qui portaient principalement sur la mise en place de webconférences, la mise en ligne de cours magistraux, le paramétrage dans les cours Moodle, l’inscription d’étudiants, l’installation de systèmes de communication synchrones, la production de ressources utilisables en ligne, l’exploitation de vidéos et l’organisation d’évaluations en ligne. Une page web "continuité pédagogique à l'INSPÉ" sur le site de La Fabrique a été créée à destination des étudiants.

Les membres de l'équipe ont poursuivi leur activité en télétravail pendant cette période en étant joignables essentiellement par courriel et visioconférence et ont maintenu les relations avec les collègues, les usagers et les partenaires comme le CFAU et le SFC. Durant cette période, l'équipe a également réalisé son rapport d'activité et a construit l'espace Ernest La Fabrique à destination des personnels. Un carnet de fiches d'aide à l'hybridation des enseignements a été conçu et mis à disposition des équipes enseignantes.

Suivi de l’annulation des déplacements, suivi financier et RH des projets lié à la recherche, appui au LISEC.

La situation sanitaire en France s’est rapidement dégradée début mars jusqu’à l’annonce par le gouvernement des mesures de confinement le 17 mars 2020. Ces mesures ont profondément impacté l’organisation du service compte tenu de la nature de ses missions.

La continuité du service, avant, pendant et après le confinement s’est concrétisée en matière de logistique-déplacements, suivi financier et ressources humaines.

1. La logistique des déplacements perturbée : véhiculer les consignes, anticiper les annulations, minorer les pertes financières
Dès prise de connaissance des consignes gouvernementales et ce avant le confinement, le service a listé l’ensemble des déplacements et réservations d’hébergement en France et hors France jusqu’à la fin de l’année. Les enseignants-chercheurs et doctorants concernés ont été contactés pour les rendre attentifs au risque d’annulation d’abord, puis pour les prévenir que le déplacement été impossible conformément aux dispositions gouvernementales. Les prestataires ont ensuite été sollicités pour procéder aux annulations requises et lorsque le cas le permettait, au remboursement des frais engagés. Les annulations/remboursements impliquent d’instruire des dossiers à transmettre au prestataire et suivre l’avancée de la procédure. A ce jour, des remboursements sont encore en attente car les compagnies aériennes et/ou Havas ont également pris du retard et tardent à transmettre les pièces manquantes pour finaliser les remboursements, notamment auprès des assurances.

Pendant cette période, l’inévitable quasi-interruption des demandes de réservation a permis au service d’avancer sur les dossiers de remboursement de frais de mission, en concertation avec le pôle des moyens. Parallèlement, le service a appliqué la nouvelle procédure pour les rares demandes de déplacements (visa de la Direction générale des services après transmission de la demande de déplacement élaborée pour la période de confinement et la fermeture des frontières).

2. Le suivi financier assurer en collaboration avec le pôle des moyens
De nombreux achats, des collectes ou attributions de subventions étaient en cours avant la fermeture des locaux. La première action a été de lister toutes les demandes, de les prioriser et de faire avancer un maximum les procédures pour lancer les achats dès que cela serait possible. Un soin particulier a été apporté pour régulariser toutes les pièces en attente de signature et mettre en place des workflows pour ce faire avec les ordonnateurs de l’INSPE, du Lisec et le pôle des moyens (bons de commande, service-fait, demande de devis, virements inter-UB, conventions, etc.).

La période a été propice à l’actualisation des indicateurs de la recherche et des budgets des projets GIS.

3. Le volet ressources humaines géré par le service et pour le service
Trois recrutements (un CDD et deux vacations) ont été instruits durant le confinement avec l’aide des ressources humaines de l’INSPE, des ressources humaines centrales, des recrues et de leurs référents (enseignants-chercheurs à l’origine de la demande de recrutement). Un recrutement est à présent quasiment finalisé et deux contrats ont été transmis pour signature aux personnes recrutées et seront ensuite signés par les ordonnateurs et la Directrice des ressources humaines. Le service a eu à traiter quelques demandes d’attestation employeur à transmettre aux intéressés pour leurs démarches administratives auprès de Pôle Emploi.

Pour ce qui est interne au service comprenant deux personnes, l’essentiel de l’activité a consisté à maintenir un contact quotidien par messagerie instantanée, courriel, téléphone et plus rarement visioconférence. Ce contact visait à prendre connaissance de situations particulières, s’assurer de la bonne santé de tout le monde mais aussi organiser le travail distancié dans les meilleures conditions possibles. Un dossier d’avancement de grade a été instruit et les entretiens individuels sont en cours de finalisation. Une autre part de l’activité a consisté à transmettre les informations et consignes données pendant les réunions de gestion à l’agent encadré, évaluer ses demandes et besoins propres dans le but de compléter les différents PRA et accompagner le déconfinement progressif.

Globalement, l’activité du service a subi quelques pics d’activité (annulation des déplacements, respect des délais) mais s’est trouvée diminuée de 50 % environ pendant la période de confinement.