Suivi de l’annulation des déplacements, suivi financier et RH des projets lié à la recherche, appui au LISEC.
La situation sanitaire en France s’est rapidement dégradée début mars jusqu’à l’annonce par le gouvernement des mesures de confinement le 17 mars 2020. Ces mesures ont profondément impacté l’organisation du service compte tenu de la nature de ses missions.
La continuité du service, avant, pendant et après le confinement s’est concrétisée en matière de logistique-déplacements, suivi financier et ressources humaines.
1. La logistique des déplacements perturbée : véhiculer les consignes, anticiper les annulations, minorer les pertes financières
Dès prise de connaissance des consignes gouvernementales et ce avant le confinement, le service a listé l’ensemble des déplacements et réservations d’hébergement en France et hors France jusqu’à la fin de l’année. Les enseignants-chercheurs et doctorants concernés ont été contactés pour les rendre attentifs au risque d’annulation d’abord, puis pour les prévenir que le déplacement été impossible conformément aux dispositions gouvernementales. Les prestataires ont ensuite été sollicités pour procéder aux annulations requises et lorsque le cas le permettait, au remboursement des frais engagés. Les annulations/remboursements impliquent d’instruire des dossiers à transmettre au prestataire et suivre l’avancée de la procédure. A ce jour, des remboursements sont encore en attente car les compagnies aériennes et/ou Havas ont également pris du retard et tardent à transmettre les pièces manquantes pour finaliser les remboursements, notamment auprès des assurances.
Pendant cette période, l’inévitable quasi-interruption des demandes de réservation a permis au service d’avancer sur les dossiers de remboursement de frais de mission, en concertation avec le pôle des moyens. Parallèlement, le service a appliqué la nouvelle procédure pour les rares demandes de déplacements (visa de la Direction générale des services après transmission de la demande de déplacement élaborée pour la période de confinement et la fermeture des frontières).
2. Le suivi financier assurer en collaboration avec le pôle des moyens
De nombreux achats, des collectes ou attributions de subventions étaient en cours avant la fermeture des locaux. La première action a été de lister toutes les demandes, de les prioriser et de faire avancer un maximum les procédures pour lancer les achats dès que cela serait possible. Un soin particulier a été apporté pour régulariser toutes les pièces en attente de signature et mettre en place des workflows pour ce faire avec les ordonnateurs de l’INSPE, du Lisec et le pôle des moyens (bons de commande, service-fait, demande de devis, virements inter-UB, conventions, etc.).
La période a été propice à l’actualisation des indicateurs de la recherche et des budgets des projets GIS.
3. Le volet ressources humaines géré par le service et pour le service
Trois recrutements (un CDD et deux vacations) ont été instruits durant le confinement avec l’aide des ressources humaines de l’INSPE, des ressources humaines centrales, des recrues et de leurs référents (enseignants-chercheurs à l’origine de la demande de recrutement). Un recrutement est à présent quasiment finalisé et deux contrats ont été transmis pour signature aux personnes recrutées et seront ensuite signés par les ordonnateurs et la Directrice des ressources humaines. Le service a eu à traiter quelques demandes d’attestation employeur à transmettre aux intéressés pour leurs démarches administratives auprès de Pôle Emploi.
Pour ce qui est interne au service comprenant deux personnes, l’essentiel de l’activité a consisté à maintenir un contact quotidien par messagerie instantanée, courriel, téléphone et plus rarement visioconférence. Ce contact visait à prendre connaissance de situations particulières, s’assurer de la bonne santé de tout le monde mais aussi organiser le travail distancié dans les meilleures conditions possibles. Un dossier d’avancement de grade a été instruit et les entretiens individuels sont en cours de finalisation. Une autre part de l’activité a consisté à transmettre les informations et consignes données pendant les réunions de gestion à l’agent encadré, évaluer ses demandes et besoins propres dans le but de compléter les différents PRA et accompagner le déconfinement progressif.
Globalement, l’activité du service a subi quelques pics d’activité (annulation des déplacements, respect des délais) mais s’est trouvée diminuée de 50 % environ pendant la période de confinement.